在Ubuntu系统中，你可以使用rsync命令来创建文件和目录的备份，并且可以使用cron作业来定期执行这些备份任务。以下是如何设置一个简单的备份和恢复流程：

备份

1. 打开终端。

2. 使用rsync命令来创建备份。例如，如果你想备份/home/user/documents目录到外部硬盘/media/backup，你可以使用以下命令：

   rsync -av --delete /home/user/documents /media/backup/user_documents_backup
   

   这里，-a选项表示归档模式，它会保留符号链接、文件权限等；-v表示详细模式，会显示备份过程中的信息；--delete选项会在目标目录中删除那些在源目录中不存在的文件。

3. 为了自动化这个过程，你可以将这个命令添加到cron作业中。编辑当前用户的crontab文件：

   crontab -e
   

4. 在打开的编辑器中，添加一行来定义备份任务。例如，每天凌晨1点执行备份：

   0 1 * * * rsync -av --delete /home/user/documents /media/backup/user_documents_backup
   

5. 保存并退出编辑器。

恢复

要恢复备份，你可以简单地再次使用rsync命令，但是方向相反：

rsync -av /media/backup/user_documents_backup/ /home/user/documents

注意，这里的源目录和目标目录的位置是反的。确保在恢复之前目标目录是空的或者你已经做好了相应的准备。

注意事项

• 在执行备份之前，确保外部存储设备已经挂载。
• 定期检查备份文件的完整性。
• 如果你的数据非常重要，考虑使用更高级的备份解决方案，比如使用专门的备份软件或者云存储服务。
• 在执行恢复操作之前，最好先在一个测试环境中验证备份文件的可用性。

以上步骤提供了一个基本的备份和恢复流程，你可以根据自己的需求进行调整。